سازمان نظام مهندسي معدن ، در راستاي اهداف و شرح وظايف مندرج در قانون و آييننامه اجرايي آن ، بايد اطلاعات توليد يا گردآوري كند و بهعنوان مرجع رسمي ارائه اطلاعات معدني در كشور انجام وظيفه نمايد . هدف از تشكيل امور فناوري اطلاعات ، گردآوري ، توليد ، پردازش و ارائه اطلاعات تخصصي و حرفهاي در بخش معدني كشور است . شرح وظايف اين امور در چهارچوب اجزا و بخشهاي آن بيان ميشود .
ساختار كلان فناوري اطلاعات در سازمان نظام مهندسي معدن ، طبق نمودار پيوست است .
3 – شوراي سياستگزاري فناوري اطلاعات
اين شورا مركب از 3 نفر است كه تحت نظارت شوراي مركزي انجام وظيفه ميكند . اين 3 نفر عبارتند از رئيس سازمان ، معاون فني سازمان و يك عضو ديگر كه توسط شوراي مركزي و از بين اعضاي شورا انتخاب ميشود .
وظايف اصلي اين شورا عبارتند از :
- تعيين خطمشيهاي فناوري اطلاعات
- تعيين سياستهاي انجام وظايف امور
- تعيين روشهاي كلي توليد و ارائه اطلاعات
- تصويب برنامه و بودجه سالانه امور
- نظارت بر اجراي مصوبات و تصميمات
- تصويب قراردادها
- راهنمايي در نحوه انتخاب متخصصان مورد نياز بخشها
- انجام ساير وظايف برحسب نياز يا طبق مصوبات شوراي مركزي
برنامه تشكيل جلسات شورا ،كه حداقل آن يكبار در هر 2ماه است ، توسط رئيس سازمان تعيين ميشود .
مدير امور فناوري اطلاعات نيز ، چنانچه از بين اعضاي شوراي سياستگزاري نباشد ، موظف است در جلسات شورا حضور يابد .
4 – ساختار امور فناوري اطلاعات
امور فناوري اطلاعات شامل چهار بخش زير است :
- بانكهاي اطلاعاتي
- نرمافزارهاي تخصصي
- آمار و اطلاعات
- پايگاه اينترنتي
( در آينده ممكن است برحسب نياز بخشهاي ديگري نيز به آن اضافه يا كم شود )
تعيين نوع قرارداد اشتغال هر يك از شاغلان در بخشهاي مختلف ، به پيشنهاد مدير امور و تأييد معاون فني بوده و امضاي قراردادهاي اشتغال بهعهده رئيس سازمان است . تعيين حقالزحمه مدير امور ، سرپرستان بخشها ، مسئولان گروهها و هريك از كارشناسان ، در چهارچوب مقررات استخدامي سازمان بهعهده معاون فني سازمان است . خدمات اداري مورد نياز توسط دبيرخانه مركزي سازمان انجام ميشود و در صورت لزوم ، روش بكارگيري كاركنان اضافي به پيشنهاد مدير امور و تأييد معاون فني سازمان تعيين ميشود .
مدير امور ، سرپرستان بخشها و مسئولان گروهها بايد از بين اعضاي سازمان و داراي تجربه در فعاليتهاي معدني انتخاب شوند و در زمينه مورد تصدي خود آگاهي كافي داشته باشند .
در هر استان يك نفر به پيشنهاد هيأت مديره بهعنوان رابط امور فناوري اطلاعات تعيين ميشود كه با مدير امور ارتباط مستقيم داشته و اطلاعات مورد نياز را تهيه و يا در انجام پارهاي از وظايف با امور همكاري ميكند .
امور فناوري اطلاعات ميتواند تحت نظارت خود و با تصويب شوراي سياستگزاري ، انجام تمام يا بخشي از وظايف خود را با انعقاد قراردادهاي ويژه به هر يك از سازمانهاي استانها ، شركتهاي مشاور ، سازمانهاي تابع دولت يا اشخاص حقيقي واگذار نمايد .
5 – مدير امور فناوري اطلاعات
مدير امور فناوري اطلاعات به پيشنهاد معاون فني سازمان انتخاب و با حكم رئيس سازمان بهاين سمت منصوب ميشود و زير نظر معاون فني سازمان انجام وظيفه ميكند . نوع اشتغال وي برحسب تصويب شوراي سياستگزاري بصورت تمام وقت يا پاره وقت ميتواند باشد .
شرح وظايف كلي مدير امور فناوري اطلاعات به شرح زير است :
- انتخاب و پيشنهاد سرپرستان بخشها
- پيشنهاد برنامه و بودجه امور فناوري اطلاعات
- تأييد برنامههاي اجرايي هريك از بخشها در چهارچوب برنامه مصوب
- تأييد اشتغال كارشناسان پيشنهادي هريك از بخشها و پيشنهاد قرارداد اشتغال مربوط
- تأييد قراردادهاي واگذاري انجام پارهاي از امور به اشخاص حقيقي يا حقوقي
- نظارت بر اجراي وظايف و برنامههاي بخشها و گروهها
- كنترل هزينهها
- ارائه گزارشهاي مورد نياز سازمان
- شركت در جلسات شوراي سياستگزاري
- ارتباط با رابط امور فناوري اطلاعات استانها
- انجام ساير وظايف برحسب نياز
6 – بخش بانكهاي اطلاعاتي
اين بخش از يك سرپرست و درصورت لزوم تعدادي كارشناس كه به پيشنهاد وي و تأييد مدير امور انتخاب ميشوند تشكيل ميشود . وظايف كلي اين بخش به شرح زير است :
- شناسايي بانكهاي اطلاعاتي موجود مرتبط با فعاليتهاي معدني
- نيازسنجي بخش معدني كشور
- توليد يا توسعه بانكهاي اطلاعاتي مورد نياز
- تعيين روش تهيه هر بانك اطلاعاتي ( بهكمك كارشناسان شاغل و يا از طريق انعقاد قرارداد با اشخاص حقيقي يا حقوقي )
- پيشنهاد قرارداد تهيه يا توسعه بانكهاي اطلاعاتي مورد نياز
- تعيين طريقه ارائه بانكهاي اطلاعاتي و درصورت لزوم پيشنهاد قيمت آن
- تهيه برنامه اجرايي سالانه و پيشنهاد بودجه
- انجام ساير وظايف برحسب نياز
7 – بخش نرمافزارهاي تخصصي مرتبط با فعاليت هاي معدني
اين بخش از يك سرپرست و 4 نفر مسئول گروههاي تخصصي و درصورت لزوم تعدادي كارشناس كه به پيشنهاد وي و تأييد مدير امور انتخاب ميشوند تشكيل ميشود . اين بخش براي انجام وظايف خود از همكاري و نظرات گروههاي تخصصي سازمان استفاده ميكند . وظايف كلي اين بخش به شرح زير است :
- شناسايي نرمافزارهاي تخصصي موجود مرتبط با هريك از رستههاي سازمان
- تعيين قابليتها و موارد كاربرد نرمافزار
- تهيه شناسنامه و راهنماي كاربري
- طبقهبندي و رتبهبندي نرمافزارها
- نيازسنجي و توليد نرمافزارهاي جديد و توسعه نرمافزارهاي موجود
- تدوين راهنماي آموزشي براي هر نرمافزار
- تنظيم برنامه و ارائه دورههاي آموزشي براي هر نرمافزار
- پيشنهاد سياستهاي گسترش كاربرد نرمافزارهاي تخصصي در سطح كشور
- پيشنهاد افراد يا سازمانهاي تخصصي و قرارداد مربوط براي تهيه يا توسعه هر نرمافزار
- تعيين طريقه ارائه نرمافزارها و درصورت لزوم پيشنهاد قيمت آن
- تهيه برنامه اجرايي سالانه و پيشنهاد بودجه
- انجام ساير وظايف برحسب نياز
8 – بخش آمار و اطلاعات
اين بخش از يك سرپرست و تعدادي كارشناس كه به پيشنهاد وي و تأييد مدير امور انتخاب ميشوند تشكيل ميشود . وظايف كلي اين بخش به شرح زير است :
- تعيين اهداف ، شناسايي و درجهبندي اطلاعات مورد نياز
- تدوين روش و فرآيند تهيه آمار و اطلاعات برحسب درجه و نوع
- گردآوري آمار واطلاعات با كمك رابطهاي فناوري اطلاعات در استانها
- تأييد ، طبقهبندي و پردازش آمار و اطلاعات
- نظارت بر فرآيند تهيه آمار و اطلاعات از نظر زماني و دقت تهيه
- تدوين روش و فرآيند ارائه اطلاعات پردازش شده برحسب درجه و نوع
- پيشنهاد قيمت اطلاعات پردازش شده درصورت لزوم
- نظرسنجي درخصوص اطلاعات ارائه شده و تجزيه و تحليل به منظور بهبود و گسترش
- تهيه برنامه اجرايي سالانه و پيشنهاد بودجه
- انجام ساير وظايف برحسب نياز
9 – بخش پايگاه اينترنتي
اين بخش از يك سرپرست و درصورت لزوم تعدادي كارشناس كه به پيشنهاد وي و تأييد مدير امور انتخاب ميشوند تشكيل ميشود . وظايف كلي اين بخش به شرح زير است :
- تعيين روش و پيشنهادقراردادهاي مربوط به وبسايت و نظارت بر اجراي آنها
- نيازسنجي زيرساختهاي سختافزاري پايگاههاي اينترنتي
- ايجاد بستر مناسب براي پيوندهاي الكترونيكي
- وارد نمودن مداوم برنامهها و اطلاعات تهيه شده طبق دستور مدير امور
- نظرسنجي و تحليل مطلوبيت بخشهاي مختلف وبسايت به منظور بهبود و گسترش
- همكاري با رابط امور در استانها براي رفع اشكالات احتمالي
- ارائه پيشنهاد براي بهبود وگسترش
- تهيه برنامه اجرايي سالانه و پيشنهاد بودجه
- انجام ساير وظايف برحسب نياز
10 – كميته هماهنگي
اين كميته از معاون فني سازمان ، مدير امور ، سرپرستان بخشها و تعدادي كارشناس به تشخيص و انتخاب مدير امور تشكيل ميشود . هدف از تشكيل اين كميته ، ايجاد هماهنگي بين بخشهاي مختلف ، آشنايي با آخرين پيشرفتهاي فناوري اطلاعات و اتخاذ تصميم درباره چگونگي بكارگيري آنها در سازمان ، ارائه نظرهاي مشورتي براي گسترش و نوسازي، پيشنهاد موضوعهاي پژوهشي و چگونگي انجام آنها ، آگاهي از روند پيشرفت برنامهها ، بررسي و پيشنهاد سختافزارهاي مورد نياز سازمان و تصميمسازي براي بهبود فرآيندهاي مختلف امور است . دوره و زمان تشكيل جلسات كميته هماهنگي توسط مدير امور تعيين ميشود .