فصل اول : برگزاري
1 – بهمنظور هماهنگي امور سازمانهاي استانها ، هيأت عمومي سازمان نظام مهندسي معدن ، از كليه اعضاي اصلي هيأت مديره سازمانهاي استانها در سطح كشور تشكيل ميشود . هيأت عمومي هرسال يك جلسه عادي با حضور نماينده وزير صنايع و معادن ، كه از اين پس به اختصار نماينده وزير خوانده ميشود ، خواهد داشت .
2 – جلسات عادي هيأت عمومي سالي يك بار ، تا پايان تيرماه ، در يكي از استانها تشكيل ميشود و درپايان هر جلسه مكان جلسه بعدي تعيين ميشود . هيأت عمومي ميتواند جلسات فوقالعاده و جلسات غيررسمي نيز داشته باشد .
3 – تاريخ تشكيل جلسه ، مدت و دستور جلسه ، توسط شوراي مركزي تعيين ميشود .
4 – جلسات فوقالعاده هيأت عمومي بنا به تصميم آخرين جلسه عادي آن هيأت و يا با تقاضاي دوسوم اعضاي شوراي مركزي تشكيل ميشود . در حالت اول موعد و محل و دستور كار جلسه نيز توسط هيأت عمومي تعيين ميشود .
5 – دعوتنامه براي حضور در جلسات هيأت عمومي ، اعم از عادي ، فوق العاده يا غيررسمي، با امضاي رئيس يا دبير شوراي مركزي ، بايد حداقل يك ماه قبل از تاريخ برگزاري اجلاس بهعنوان هريك از اعضاي هيأت مديره هر استان و به آدرس سازمان نظام مهندسي معدن استان فرستاده شود . در دعوتنامه تاريخ ، مدت و محل برگزاري اجلاس ( با آدرس ) و دستور كار جلسه نوشته ميشود .
6 – رئيس شوراي مركزي ضمن اعلام محل ، تاريخ ، مدت و دستور كار جلسه از وزير صنايع و معادن درخواست مينمايد تا نماينده خود را جهت حضور در اجلاس تعيين و ضمن صدور حكم ، وي را تا يك هفته قبل از تاريخ تشكيل جلسه به شوراي مركزي معرفي كند . نماينده وزير در روز اجلاس اصل حكم خود را به رؤيت رئيس اجلاس ميرساند و تصوير حكم وي به صورتجلسه پيوست ميشود .
7 – كليه خدمات مورد نياز هيأت عمومي ، بهعهده سازمان نظام مهندسي معدن استان محل برگزاري اجلاس است . بعلاوه سازمان صنايع و معادن آن استان نيز لازم است همكاري نموده و در ارائه خدمات مورد نياز تشريك مساعي نمايد و درصورت لزوم از ساير سازمان هاي وابسته به وزارت صنايع و معادن نيز دعوت به همكاري كند . هزينههاي برگزاري اجلاس ، اقامت و پذيرايي شركتكنندگان در مدت برگزاري ، بهعهده شوراي مركزي است .
8 - هر سازمان استان بايد فوقالعاده مأموريت و هزينه سفر اعضاي هيأت مديره خود را براي شركت در هيأت عمومي ، با احتساب زمانهاي رفت و برگشت ، طبق مقررات مربوط پرداخت كند .
9 - در روز تشكيل جلسه ، دعوت شدگان بايد حداقل نيم ساعت زودتراز زمان اعلام شده در دعوتنامه، در محل حضور يابند . فهرست اسامي اعضاي هيأت عمومي در اختيار كاركنان اجلاس است كه بيرون از سالن برگزاري جلسات مستقر هستند . هر شركت كننده در بدو ورود ابتدا با ارائه كارت شناسايي عكسدار ، خود را معرفي كرده و پس از تطبيق نام وي با فهرست ، در محل مربوط در فهرست امضا ميكند . به هريك از افراد پس از احراز هويت و امضاي فهرست حضور ، يك نسخه برنامه اجلاس ، يك نسخه از مطالب ارائه شده توسط شوراي مركزي به هيأت عمومي ، يك نسخه دستور كار و كارت ورود به جلسه ، براي الصاق روي سينه ، داده ميشود . اين كارتها قبلاً توسط سازمان استان ميزبان در 4 رنگ براي 4 رشته تهيه شده و روي آن نام شخص و نام استان وي نوشته شده است . ( كارت سفيد براي كاركنان اداري اختصاص داده ميشود و مهمانان بدون كارت خواهند بود ) .
10 - بهتر است رديف مشخصي از سالن براي مهمانان اختصاص داده شود تا در هنگام رأيگيري براي تصويب موارد مختلف دستور كار ، اشتباهي رخ ندهد . هنگام انتخابات اعضاي شوراي مركزي لازم است مهمانان جلسه را ترك كنند و از بين كاركنان اداري نيز فقط اعضايي كه توسط هيأت رئيسه مورد نياز تشخيص داده ميشوند در سالن حضور داشته باشند .