فصل پنجم : صورتجلسه
25 - تنظيم صورت نتايج تصميمات بهعهده دبير جلسه است و در پايان اجلاس ، صورتجلسه تنظيم شده براي حاضران قرائت ميشود .
26 - با استفاده از دستگاههاي ضبط صدا تمام مذاكرات جلسه ضبط و در دبيرخانه شوراي مركزي نگهداري ميشود .
27 - صورتجلسه اجلاس هيأت عمومي كه در دو نسخه تهيه ميشود و تمام صفحات هر دو نسخه به امضاي اعضاي هيأت رئيسه ميرسد ، بايد حداقل شامل موارد زير باشد :
- تاريخ و مدت و محل تشكيل اجلاس .
- تعداد دعوتشدگان .
- تعداد حاضرشدگان .
- نام نماينده وزير صنايع و معادن .
- نام سخنرانان پيش از دستور و موضوع سخنرانيها .
- چگونگي انتخاب و نام اعضاي هيأت رئيسه جلسه .
- اسـامي كامل 7 نفر منتخب اول براي شـوراي مركزي ( بهتر است نام استان هريك نوشته شود ) ؛ [ در جلساتي كه انتخاب اعضاي شوراي مركزي جزو دستور كار جلسه باشد ] .
- اسامي كامل 8 نفر منتخب ( از هر رشته 2 نفر ) و پيشنهاد به وزير صنايع و معادن براي تعيين يك نفر از هر رشته جهت تكميل اعضاي شوراي مركزي ؛ [ در جلساتي كه انتخاب اعضاي شوراي مركزي جزو دستور كار جلسه باشد ] .
- نتايج تصميات اتخاذ شده براي هريك از موارد دستور كار بطور جداگانه .
- ساير موارد مطرح شده در جلسه و نتايج تصميمات اتخاذ شده براي هر يك از آنها .
- تعداد و مدت تشكيل جلسات فرعيتخصصي و درصورتلزوم خلاصه نتايج تصميات هرجلسه فرعي .
- نام سخنرانان پس از دستور و موضوع سخنرانيها .
- قدرداني و سپاسگزاري .
- ساير موارد به تشخيص هيأت رئيسه .
- گزارشها ، دستورالعملها و نظامنامههاي مصوب هيأتعمومي نيز بايد در دو نسخه تنظيم و به امضاي هيأت رئيسه برسد و جزيي از صورتجلسه محسوب ميشوند .
پيوستهاي صورتجلسه شامل : تصوير حكم نماينده وزير صنايع و معادن ، فهرستي از اعضاي دعوت شده كه روي آن حاضرشدگان جلوي نام خود را امضا كردهاند ، دستور كار ، برنامه اجلاس ، صورتجلسههاي جلسات فرعي ، فهرستهاي نتايج رأيگيري براي انتخاب اعضاي شوراي مركزي ، فهرستهاي اسامي داوطلبان براي عضويت در شوراي مركزي ، فرمهاي داوطلبان براي عضويت در شوراي مركزي و ساير موارد به تشخيص هيأت رئيسه ميباشد . ( بستههاي برگههاي رأي و نوارهاي ضبط شده از مذاكرات جلسه نيز به عنوان پيوستهاي صورتجلسه نگهداري ميشود .)
28 - يك نسخه از صورتجلسه ( بدون پيوستها ) به نماينده وزير حاضر در جلسه تحويل داده ميشود تا وي آنرا به وزير صنايعومعادن تسليم كند . نسخه دوم صورتجلسه و پيوستهاي آن و بستههاي برگههاي رأي به دبير جلسه تحويل داده ميشود تا آنرا براي بايگاني به دبيرخانه شوراي مركزي تسليم كند .
تصوير صورتجلسه بعداً توسط دبيرخانه شوراي مركزي به سازمانهاي استانها ارسال خواهد شد .
29 - دبيرخانه هيأت عمومي همان دبيرخانه شوراي مركزي است .
30 – اين نظامنامه در 30 ماده و يك پيوست تهيه شده و در جلسه مورخ 10/2/1383 شوراي مركزي سازمان نظام مهندسي معدن به تصويب رسيده است .
بسمه تعالي
به
نظامنامه برگزاري و اداره هيأتعمومي
اين الحاقيه در 2 بند در جلسه مورخ 29/5/83 بهتصويب شوراي مركزي رسيد .
1 – طبق تصميم دومين اجلاس هيأت عمومي ، در هر اجلاس ، رئيس جلسه از بين اعضاي هيأت مديره سازمان استان ميزبان و به معرفي آن هيأت مديره و نايب رئيس اجلاس از بين اعضاي هيأت مديره سازمان استان ميزبان اجلاس سال قبل و به معرفي آن هيأت مديره تعيين ميشود . بقيه اعضاي هيأت رئيسه از بين حاضران در اجلاس انتخاب ميشوند.
2 – براي حصول اطلاع از وضعيت سازمانهاي استانهاي مختلف ، موضوع بند 23-6 نظامنامه ، بهمنظور كاهش اتلاف وقت در اجلاس به ترتيب زير عمل مي شود .
گزارش هر سازمان استان ، طبق روشي كه شوراي مركزي قبلاً تعيين ميكند ، تهيه و تا پايان فروردين ماه هر سال به دبيرخانه شوراي مركزي ارسال ميشود .
كميتهاي مركب از يك نفر از اعضاي شوراي مركزي بهمعرفي شورا ، 2 نفر از اعضاي هيأتمديره استان ميزبان اجلاس سال جاري و 2 نفر از اعضاي هيأتمديره استان ميزبان سال قبل به معرفي هيأتمديرههاي آن استانها تعيين و در ارديبهشت ماه ، در استان ميزبان همان سال تشكيل جلسه ميدهند .
اين كميته ضمن بررسي گزارشهاي استانها ، آنها را جمعبندي و گزارش خلاصهاي از مجموع آنها تهيه و براي قرائت در اجلاس آماده ميكنند . اين گزارش به صورتجلسه اجلاس پيوست خواهد شد . نكاتي از گزارشها كه بايد توسط هيأت عمومي تصميمگيري شود نيز بطور جداگانه فهرست ميشود تا در زمان برگزاري اجلاس اعلام شود .
نسخههايي از گزارشهاي خلاصه وضعيت استانها و مواردي كه بايد در هيأتعمومي تصميمگيري شود توسط دبيرخانه شوراي مركزي حدود يك ماه قبل از تاريخ برگزاري اجلاس جهت اطلاع به تمام سازمانهاي استانها ارسال ميشود .