بسمه تعالي

دستورالعمل انتخابات هیأت مدیره

ویرایش دوم

1-    این دستورالعمل، ویرایش دوم دستورالعمل انتخابات هیأت مدیره سازمان نظام مهندسی معدن استان مصوب 1384/7/7 شورای مرکزی است که با توجه به شرایط موجود و تجارب حاصل از برگزاری انتخابات دوره دوم، در جلسه مورخ 14/6/87 شورای مرکزی بازنگری و بعضی از موارد آن اصلاح شده است.

      اولین دستورالعمل مشتمل بر انتخابات هیأت مدیره، بازرس، هیأت رئیسه گروه‌های تخصصی و هیأت رئیسه    گروه‌ کاردانی بود، اما در ویرایش دوم فقط انتخابات هیأت مدیره مورد نظر قرار گرفته است.  

طبق نظر سازمان استان‌ها و تصویب شورای مرکزی، انتخابات هیأت رئیسه گروه‌های تخصصی هم‌زمان با انتخابات هیأت مدیره برگزار نمی‌شود و تابع دستورالعمل جداگانه است.

چون بازرس در سال‌های دوم و سوم هر دوره در جلسه مجمع عمومی عادی سالانه سازمان استان انتخاب می‌شود و در زمان انتخابات اعضای هیأت مدیره هنوز دوره مأموریت بازرس قبلی خاتمه نمی‌یابد، باتوجه به پاراگراف اول ماده 73 آیین‌نامه، در سال اول دوره نیز مانند سال‌های بعدی، انتخاب بازرس در جلسه مجمع عمومی عادی سالانه انجام می‌شود.

درصورت تصویب نظام‌نامه امور کاردانی، انتخابات هیأت رئیسه گروه کاردانی، طبق شرایط همین دستورالعمل و هم‌زمان با انتخابات هیأت مدیره سازمان استان قابل انجام است و فرم‌های ویژه آن متعاقباً تدوین خواهد شد.

2-   در اين دستورالعمل معاني واژه‌ها و عبارات خلاصه شده به شرح زير است:

- قانون: قانون نظام مهندسي معدن.

- آيين‌نامه: آيين‌نامه اجرايي قانون نظام مهندسي معدن.

- سازمان: سازمان نظام مهندسي معدن.

- سازمان استان: سازمان نظام مهندسي معدن استان.

- صنايع و معادن استان: سازمان صنايع و معادن استان.

- وزارت: وزارت صنايع و معادن.

- هيأت مديره: هيأت مديره سازمان نظام مهندسي معدن استان.

- انتخابات: انتخابات هیأت مدیره.

- هیأت اجرایی: هیأت اجرایی انتخابات. ‍‌‌

- [عدد]: ماده‌اي از آيين‌نامه اجرايي كه براي آن بند از دستورالعمل، از مفاد اين ماده استفاده شده است.

3-  انتخابات در تمام استان‌ها در یک دوره زمانی 15روزه در ماه‌ اسفند آخرين سال هر دوره انجام می‌شود. دوره زمانی انتخابات توسط شورای مرکزی سازمان تعیین و حدود 5 ماه قبل از آن جهت تأیید به وزارت، که به‌عنوان دستگاه نظارت عمل می‌کند[55‌]، پیشنهاد می‌شود. وزارت پس از تأیید دوره انتخابات، مراتب را به صنایع و معادن استان‌ها ابلاغ می‌کند.

4-   انتخابات در هر استان فقط در یک روز انجام می‌شود و تاریخ برگزاری آن، که باید در طول دوره زمانی اعلام شده باشد، برحسب شرایط استانی به پیشنهاد هیأت اجرایی[57] و تأیید دستگاه نظارت تعیین می‌شود.

5-   دستکاه نظارت نماينده(گان) خود را جهت برگزاری انتخابات هر استان تعيين و به سازمان استان مربوط و هیأت اجرایی آن سازمان استان معرفي می‌كند. نماينده دستگاه نظارت نبايد خود داوطلب عضويت در هیأت اجرایی یا هيأت مديره باشد.

6-   براي انجام انتخابات، هيأت اجرايي انتخابات مركب از 3 يا 5 نفر عضو سازمان استان تشكيل مي‌شود و وظیفه برگزاری انتخابات را با نظارت دستگاه نظارتی به‌عهده خواهد داشت. تعداد اعضاي هيأت اجراي براي سازمان استانهايي كه تا 100 نفر عضو دارند 3 نفر و بيش از آن 5 نفر است [55].  براي تعيين اعضاي هيأت اجرايي به ترتيب زير عمل ميشود:

سازمان استان به اعضاي خود اطلاع ميدهد تا داوطلبان، خود را معرفي كنند. شرایط اعضای هیأت اجرایی، عضویت در سازمان استان، نداشتن بدهی حق عضویت و نداشتن پیشینه کیفری است. سازمان استان فهرست داوطلبان واجد شرايط و خلاصه مشخصات آنها شامل نام و نام خانوادگي، شماره عضويت و درصورت داشتن پروانه اشتغال رسته و پايه (بزرگترین پایه) را به اطلاع صنايع و معادن استان مي‌رساند. صنايع و معادن استان از بين داوطلبان یا سایر اعضا به تعداد حداقل دو برابر اعضاي مورد نياز (حداقل 6 يا 10 نفر) را انتخاب ‌ميكند[55]. اعضای منتخب با تشكيل يك جلسه از بين خود تعداد لازم را با اكثريت آرا به عنوان اعضاي هيأت اجرايي انتخابات تعيين و مشابه فرم شماره 1 به صنايع و معادن استان، سازمان استان و نماينده دستگاه نظارت معرفي مي‌كنند[55‍].

حكم اعضاي هيأت اجرايي مشابه فرم شماره 2 توسط رئيس صنايع و معادن استان صادر و رونوشت آن به اطلاع وزارت و سازمان استان و نماينده دستگاه نظارت مي‌رسد.

هيأت اجرايي بايد حدود 4 ماه قبل از تاريخ برگزاري انتخابات تشكيل شود.

اعضای هیأت اجرایی نمی‌توانند داوطلب عضویت در هیأت مدیره باشند.

7-   اولین جلسه هيأت اجرايي به دعوت رئيس صنایع و معادن استان تشكيل مي‌شود. هيأت اجرايي در اولين جلسه از بين خود يك رئيس، يك نايب رئيس و يك منشي انتخاب ميكند[56] و صورتجلسه مربوط را به اطلاع سازمان استان و نماینده دستگاه نظارت مي‌رساند. جلسات هيأت اجرايي با حضور حداقل دوسوم اعضا (در هیأت اجرایی سه نفری 2 نفر و در هیأت اجرایی پنج نفری 3 نفر) رسميت يافته و تصميمات آن با اكثريت آراي موافق از هیأت اجرایی (در هیأت اجرایی سه نفری 2 رأی و در هیأت اجرایی پنج نفری 3 رأی) معتبر خواهد بود. نماينده دستگاه نظارت نيز بدون داشتن حق رأي ميتواند در جلسات هيأت اجرايي حضور يابد[56]. امضای مکاتبات هیأت اجرایی به‌عهده رئیس هیأت است.

8-  انجام امور اداری مربوط به انتخابات در تمام مراحل به‌عهده سازمان استان است و سازمان استان و صنایع و معادن استان لازم است ضمن همكاري با هيأت اجرايي، تسهيلات لازم را فراهم کنند. هیأت اجرایی می‌تواند هرگونه عدم همکاری در روند انتخابات از سوی هر مقام را به رئیس سازمان و وزارت گزارش کند و در این‌صورت رئیس سازمان و وزارت مشترکاً درباره چگونگی ادامه روند انتخابات تصمیم‌گیری خواهند کرد.

9-   تعداد اعضای اصلی هیأت مدیره، پنج نفر شامل دو نفر مهندس معدن، یک نفر زمین‌شناس، یک نفر نقشه‌بردار و یک نفر مهندس متالورژی با گرایش استخراجی است و تعداد اعضای علی‌البدل دو نفر شامل یک نفر مهندس معدن و یک نفر زمین‌شناس است [54]. رشته تخصصی براساس مدرک تحصیلی است و ارتباطی به رسته پروانه اشتغال ندارد. چنانچه شخصی دارای دو مدرک تحصیلی در رشته‌های مختلف باشد، در اعلام داوطلبی باید مشخص کند که برای کدام رشته اصلی داوطلب می‌شود.

10- چون حداقل تعداد اعضای هر رشته برای تشکیل گروه تخصصی 5 نفر است[70]، چنانچه تعداد اعضای هر رشته اصلی در سازمان استان کمتر از آن باشد (در تاریخ پایان مهلت اعلام نامزدی برای عضویت در هیأت مدیره)، برای آن رشته عضو هیأت مدیره انتخاب نمی‌شود و از بین داوطلبان رشته‌های معدن و زمین‌شناسی با رعایت ترتیب اولویت در تعداد آرای اخذ شده، جایگزین می‌شود.

11- حداقل تعداد داوطلبان واجد شرایط از هر یک از رشته‌های اصلی، با توجه به تعداد اعضای اصلی و علی‌البدل هیأت مدیره و به‌منظور ایجاد رقابت در انتخابات، به‌ترتیب زیر تعیین می‌شود: 

معدن 4 نفر، زمین شناسی 3 نفر، نقشه‌برداری 2 نفر، متالورژی استخراجی 2 نفر و در مجموع 11 نفر.

چنانچه در هر یک از رشته‌های اصلی، به‌غیر از رشته مهندسی معدن، به تعداد کافی داوطلب واجد شرایط وجود نداشته باشد، انتخابات آن رشته حذف و یک نفر از سایر رشته‌های اصلی که حائز بالاترین رأی باشد، انتخاب خواهد شد[54] .

چنانچه در رشته مهندسی معدن حداقل 4 نفر یا در مجموع حداقل 11 نفر داوطلب واجد شرایط وجود نداشته باشد، انتخابات به وقت دیگری موکول خواهد شد. در این‌صورت موعد بعدی برای انتخابات، که نباید دیرتر از 3 ماه از موعد اولی باشد، به پیشنهاد هیأت اجرایی و تأیید دستگاه نظارت تعیین می‌شود.

12-چنانچه برای نوبت دوم انتخابات نیز تعداد داوطلبان واجد شرایط به حداقل فوق نرسد، هیأت اجرایی با تأیید نماینده دستگاه نظارت موضوع را به وزارت گزارش می‌کند و در این‌صورت تصمیم گیری درباره چگونگی ادامه کار سازمان استان، با کسب نظر از رئیس سازمان، به عهده وزیر صنایع ومعادن خواهدبود.

13-شرایط داوطلبان عضویت در هیأت مدیره به شرح زیر است [53 و 58]:

-         تابعیت جمهوری اسلامی ایران.

-         عضویت در سازمان استان مربوط و نداشتن بدهی حق عضویت.

-         عدم اعتیاد به مواد مخدر.

-         نداشتن پیشینه کیفری.

-         نداشتن محکومیت انتظامی از درجه 3 یا بالاتر، از 5 سال قبل از تاریخ اعلام داوطلبی.

-         دارا بودن پروانه اشتغال معتبر با پایه حداقل 2 برای سازمان استان‌های گروه 1، 2 و 3 و پایه حداقل 3 برای سازمان‌استان‌های گروه 4 و 5. (در سازمان‌استان‌های گروه 1، 2 و 3 نیز چنانچه داوطلب در یکی از دوره‌های قبلی عضو هیأت مدیره بوده، با پایه حداقل 3 قابل پذیرش است)

14- هيأت اجرايي موظف است ظرف مدت يك هفته پس از تشكيل[57] متن اطلاعیه براي انتخابات را مشابه فرم‌ شماره 3 تهيه كند. اطلاعیه باید حدود 5/3 ماه رودتر از تاریخ برگزاری انتخابات به‌اطلاع عموم اعضا برسد. به‌این منظور علاوه بر ارسال اطلاعیه به آدرس تمام اعضاي سازمان استان [57]، در تابلوي اعلانات سازمان استان و صنايع و معادن استان و ساير محل‌هايي كه هيأت اجرايي مناسب تشخيص دهد نيز نصب و در پایگاه اینترنتی سازمان نیز درج می‌شود. براي اطلاع‌رساني به‌موقع ممکن است يك آگهي نيز مشابه فرم شماره 4، یک تا سه بار، در روزنامه‌ كثيرالانتشار سازمان استان و یا روزنامه‌هاي محلي درج شود.

اطلاعیه بايد شامل موارد زیر باشد:

-         روز و تاريخ برگزاري انتخابات.

-         مدت انتخابات، كه از ساعت 9 تا 16 تعيين خواهد شد. (اين مدت در روز برگزاري انتخابات به تشخيص هيأت اجرايي تا 2 ساعت قابل تمديد است).

-         محل يا محل‌هاي برگزاري انتخابات، كه با پيش‌بيني تعداد رأي‌دهندگان و وسعت استان توسط هيأت اجرايي[60] تعيين می‌شود.

-         تعداد اعضاي اصلي و علي‌البدل در هر رشته طبق ماده 9 این دستورالعمل.

-         شرایط عضویت در هيأت مديره طبق ماده 12 این دستورالعمل.

-         توضيح درباره ماده 11 این دستورالعمل.

-         تاريخ پاياني مهلت قبول تقاضای نامزدی عضویت در هیأت مدیره، که نبايد زودتر از 15 روز از تاريخ آگهي[57] و ديرتر از 60 روز قبل از تاريخ انتخابات باشد.

-         مدارکی که داوطلبان باید همراه تقاضای خود ارائه دهند.

-         نشانی محل یا محل‌های ثبت نام داوطلبان و ارائه مدارک.

-         تاريخ اعلام فهرست داوطلبان پذیرفته شده، که باید حداقل دو هفته قبل از تاريخ برگزاري انتخابات باشد[59].

-         درصورت ضرورت و با هماهنگي هيأت مديره، نام روزنامه كثيرالانتشار سازمان استان که آگهی انتخابات در آن درج می‌شود.

-         اسامي اعضاي هيأت اجرايي و نشانی و شماره تلفن تماس محل استقرار هیأت اجرایی.

-         اعلام سایر موارد ضروری برای اطلاع داوطلبان و شرکت کنندگان در انتخابات در صورت لزوم.  

15-درصورتيكه هیأت اجرایی با توجه به امکانات، وسعت استان، تعداد اعضا، پراکندگی شهرهای استان و سایر عوامل، محل‌هاي متعددی جهت برگزاري انتخابات تعیین نماید، باید براي هريك از محل‌های مذکور، هيأت اجرايي انتخابات فرعي مركب از سه عضو سازمان استان، که واجد شرایط انتخاب شدن در هیأت اجرایی باشند، تعیین کند، ولي در هر حال مسئوليت حسن انجام انتخابات با هيأت اجرايي انتخابات است. دستگاه نظارت نیز برای هر محل یک ناظر خواهد داشت[60]. نشانی این محل‌ها نیر باید در آگهی انتخابات درج شود.

16-درصورت تصویب شورای مرکزی، برگزاری انتخابات بصورت الكترونيكي و غيرحضوري، در استان‌هایی که امکانات آن اجازه دهد، به تشخیص هیأت اجرایی و با تأييد نماينده دستگاه نظارت بلامانع است. در اينصورت توضيحات لازم درباره چگونگي برگزاري انتخابات الکترونیکی بايد در آگهي انتخابات درج شود.

17-داوطلبان عضویت در هیأت مدیره می‌توانند ظرف مهلتی که توسط هیأت اجرایی تعیین و اعلام شده است، داوطلبی خود را به‌طور کتبی، مشابه فرم شماره 5، همراه با فتوکپی پروانه اشتغال معتبر و سایر مدارک لازم به دبیرخانه سازمان استان یا یکی از محل‌های تعیین شده تسلیم و رسید دریافت کنند[58]. چنانچه به تشخیص هيأت اجرايي مدارك دیگری خواسته شود، داوطلب باید تا قبل از پايان مهلت ارائه نمايد. هیأت اجرایی می‌تواند بجای ارائه پاره‌ای از مدارک، تعهد داوطلب ذيل فرم اعلام داوطلبي را قبول یا در صورت لزوم از مراجع ذیربط استعلام کند[59].

18-هیأت اجرایی موظف است حداکثر ظرف یک هفته پس از پایان مهلت ثبت نام، جهت احراز شرایط هر داوطلب، مدارک داوطلبان را ضمن انطباق اطلاعات مندرج در فرم شماره 5 با پرونده عضويت وی در سازمان استان، بررسی کند. هيآت اجرايي حداكثر ظرف يك ماه پس از تاريخ پایان مهلت ثبت نام، اعم از اينكه پاسخ استعلام‌ها واصل شده يا نشده باشد، جلسه‌اي تشكيل داده و با اکثریت آرا نسبت به صلاحیت هر یک از داوطلبان تصمیم‌گیری و فهرست اسامي پذيرفته‌شدگان و مردودين را طي صورتجلسه‌اي تهيه مي‌نمايد. اين صورتجلسه بايد به امضاي اكثريت اعضاي هيأت اجرايي برسد. يك نسخه از صورتجلسه در اختيار رئيس سازمان استان و رونوشت آن در اختيار نماينده دستگاه نظارت قرار مي‌گيرد[59].

رئيس هیأت اجرایی براساس اين صورتجلسه، مراتب پذيرش هر داوطلب را طي نامه‌اي مشابه فرم‌ شماره 6 و عدم پذيرش وي را مشابه فرم‌ شماره 7 به متقاضي اعلام مي‌كند. اين اعلام بايد توسط پست پيشتاز به آدرس داوطلب ارسال شود و در عين حال توسط تلفن يا نمابر يا پست الكترونيكي نيز به وي اطلاع داده شود بطوريكه  حتی‌المقدور ظرف مدت 3 روز پس از تاريخ جلسه فوق به اطلاع هر يك از داوطلبان رسيده باشد.  

افرادی كه صلاحيت آنان رد شده، درصورت اعتراض مي‌توانند ظرف مدت 6 روز پس از تاريخ نامه فوق شكايت خود را بطور کتبی به دستگاه نظارت (یا به دبيرخانه سازمان استان که در این‌صورت باید در اسرع وقت به اطلاع نماينده دستگاه نظارت رسانده شود) تسليم و رسيد دريافت كنند. دستگاه نظارت موظف است حداكثر ظرف مدت يك هفته نظر خود را درمورد شكايات رسيده اعلام كند [59] تا براساس آن پاسخ لازم به متقاضي داده شود.

دستگاه نظارت پس از رسيدگي به شكايات و حداكثر ظرف مدت 2 هفته پس از تاريخ صورتجلسه هيأت اجرايي، نظر قطعی خود را درباره پذيرفته‌شدگان و مردودين به هیأت اجرایی اعلام ميكند. هیأت اجرایی براساس نظر وي درصورت لزوم فهرست‌ اسامي پذيرفته‌شدگان و مردودين را اصلاح و فهرست‌ ‌نهايي را تنظيم مي‌کند که باید به امضای اکثریت اعضای هیأت اجرایی و نماینده دستگاه نظارت برسد.

19-فهرست الفبایی داوطلبان توسط هیأت اجرایی مشابه فرم شماره 8 تنظیم می‌شود. برای هریک از رشته‌های اصلی قابل پذیرش در هیأت مدیره، یک فرم جداگانه تنظیم می‌شود. این فهرست باید شامل [59] عنوان رشته و گرایش آخرین مدرک تحصیلی مورد استفاده برای انتخابات، سال دریافت مدرک، نام دانشگاه محل اخذ مدرک، رسته پروانه اشتغال و بالاترین پایه آن، شغل فعلی، خلاصه‌ای از عمده‌ترین مشاغل داوطلب و خلاصه سوابق فعالیت وی در ارکان سازمان باشد.

هیأت اجرایی با کمک سازمان استان فهرست مذکور را به تعداد اعضا تکثیر نموده و حداقل 2 هفته قبل از روز اخذ رأی آن را به وسایل مقتضی به اطلاع اعضا می‌رساند[59]. بدين منظور علاوه بر ارسال فهرست‌ها به آدرس كليه اعضا و درج در پایگاه اینترنتی سازمان، ممكن است در روزنامه محلی یا كثيرالانتشار نيز آگهي و در محل‌هايي كه قبلاٌ در آگهي انتخابات اعلام شده نيز نصب شود.

اين فهرست‌ها در روز برگزاري انتخابات بايد در محل‌هاي مناسب در معرض ديد رأي‌دهندگان قرار ‌گيرد.

20-درصورت مجاز بودن نصب تبليغات انتخاباتي در محل سازمان استان، صنایع و معادن استان و محل‌هایی که توسط هیأت اجرایی تعیین می‌شود، باید در فرم‌های متحدالشکل برای تمام داوطلبان تهیه شود. 

تبلیغات انتخاباتی، از هر قبیل که باشد، در محل اخذ رأي و محوطه اطراف آن، در روز برگزاري انتخابات اكيداً ممنوع است. اعضاي هيأت اجرايي حاضر در روز انتخابات مي‌توانند درصورت مشاهده تخلف، ضمن تهيه صورتجلسه‌ای که به امضای نماینده دستگاه نظارت نیز برسد، مراتب را بلافاصله پس از برگزاری انتخابات جهت تعیین تکلیف به دستگاه نظارت اعلام کنند.

21-برگه رأی توسط وزارت برای همه استان‌ها و بصورت یکنواخت تهیه و به تعداد لازم برای هر استان ارسال می‌شود[49]. تعداد مورد نیاز برای هر استان توسط هیأت اجرایی با درنظر گرفتن تعداد اعضای واجد شرایط رأی دادن و با پیش‌بینی حدود 20 درصد اضافی، حدود یک ماه قبل از تاریخ برگزاری انتخابات از طریق سازمان استان به‌اطلاع وزارت می‌رسد و وزارت پس از تهیه برگه‌های رأی آنها را به‌طور مناسب بسته‌بندی و به‌طریقی ارسال می‌کند که حداقل 3 روز قبل از تاریخ انتخابات به نماینده دستگاه نظارت برسد. بسته‌های برگه‌های رأی باید با حضور اکثریت اعضای هیأت اجرایی و با حضور نماینده دستگاه نظارت گشوده و شمارش و طی صورتجلسه‌ای به هیأت اجرایی تحویل داده شود.

برگه رأي، كه مشابه فرم شماره 9 تهيه می‌شود، دو قسمتي است. قسمت اول پس از مهر شدن توسط نماينده هيأت اجرايي، به رأي‌دهنده داده مي‌شود تا پس از نوشتن منتخبين خود به صندوق اخذ رأي وارد كند و قسمت دوم که باید دارای شماره ترتیب باشد، نزد هيأت اجرايي باقي مي‌ماند. (مهر هیأت اجرایی باید قبلاً تهیه شده باشد).

22-صندوق(های) اخذ رأی بايد دقايقي قبل از شروع رأي‌گيري و با نظارت نمايندگان هيأت اجرايي آماده شود و بطور مطمئني غيرقابل نفوذ باشد. با توجه به تعداد اعضاي سازمان استان و پيش‌بيني تعداد رأي‌دهندگان بايد به تعداد كافي صندوق اخذ رأي تهيه شود.

23-اعضای هيأت اجرايي، برنامه‌اي تنظيم خواهند كرد كه در تمام ساعات روز برگزاري انتخابات، همواره حداقل 2 نفر از آنان در محل اخذ رأی حضور داشته باشند.

هیأت اجرایی می‌تواند با موافقت رئیس سازمان استان از کارکنان سازمان استان برای کمک به انجام امور مختلف انتخابات استفاده کند ولی مجاز به استفاده از اشخاص دیگری غیر از آنها نیست.

در محل استقرار صندوق(هاي) اخذ رأي، غير از اعضاي هيأت اجرايي انتخابات، نماينده دستگاه نظارت و افرادی که توسط هیأت اجرایی تعیین شده، ماندن ساير افراد ممنوع است و رأي‌دهندگان نيز پس از انداختن برگه رأي در صندوق بايد بلافاصله محل را ترك کنند. در هر زمان و براي هر صندوق، نبايد بيش از 2 نفر رأي‌دهنده در محل اخذ رأي پذيرفته شوند. درصورت لزوم ميز مخصوصي براي نوشتن رأي‌دهندگان در محل گذاشته ‌می‌شود. فهرست‌هاي داوطلبان، علاوه بر بيرون محل، در داخل محل اخذ رأي نيز نصب مي‌شود.

سازمان استان و هیأت اجرایی می‌توانند درصورت لزوم از رئیس صنایع و معادن استان درخواست کنند تا مسئولیت حفظ نظم در محل اخذ رأی و محوطه اطراف آن را با کمک اعضای حراست یا سایر طرق ممکن به‌عهده گیرد.

24-اعضای سازمان استان باید برای رأی دادن شخصاً و با ارائه کارت عضویت معتبر مراجعه کنند. هر عضو فقط حق یک رأی داشته و مجاز به دادن رأی به نمایندگی غیر نیست[49]. به‌منظور ایجاد تسهیلات برای اعضا، سازمان استان می‌تواند در روز اخذ رأی نیز بدهی حق عضویت اعضا را دریافت و با صدور برگه‌ای مجاز بودن عضو به شرکت در انتخابات را به هیأت اجرایی اعلام کند.

فهرست اعضای سازمان استان باید قبلاً توسط سازمان استان تهیه شده و در اختیار هیأت اجرایی قرار داده شود. پس از دادن برگه رأی به عضو، جلوی نام وی در فهرست علامت زده می‌شود. تعداد افرادی که طبق این فهرست برگه رأی دریافت کرده‌اند بعداً باید با تعداد برگه‌های رأی موجود در صندوق‌ها مطابقت داده شود. هیأت اجرایی می‌تواند بجای آن از فهرست کامپیوتری نیز استفاده کند.

25-هر عضو بدون در نظر گرفتن رشته تحصیلی خود، افراد مورد نظر خود را در تمام رشته‌ها انتخاب مي‌كند. در برگه رأي فقط به تعداد مورد نياز از هر رشته، كه مشخص شده، بايد نوشته شود. چنانچه تعداد بيشتري نوشته شده باشد، هنگام قرائت، اسامي اضافي حذف خواهد شد. همچنين چنانچه اسامي نوشته شده از بين فهرست اعلام شده داوطلبان نباشد، آن اسامي نيزحذف خواهد شد[61].

چنانچه در رشته‌اي داوطلب براي عضويت در هيأت مديره وجود نداشته باشد، بايد به رأي‌دهندگان تذكر داده شود كه جلوي رشته مربوط را خالي بگذارند[54] و چنانچه به اشتباه نیز نامي نوشته شده باشد، هنگام قرائت حذف خواهد شد.

26-بلافاصله پس از پايان زمان رأي‌گيري، هیأت اجرایی موظف است با حضور نماینده دستگاه نظارت اقدام به شمارش آرا نماید[62]. پس از باز کردن صندوق(ها) ابتدا تعداد برگه‌هاي رأي شمارش شده و با تعداد علامت زده شده در فهرست اعضا و تعداد ته ‌برگ‌هاي موجود مطابقت داده مي‌شود. پس از شمارش تعداد برگه‌ها قرائت آرا انجام مي‌شود.

باز كردن صندوق‌هاي رأي و شمارش و قرائت آرا با حضور اكثريت اعضاي هيأت اجرايي صورت مي‌گيرد. غیر از اعضای هیأت اجرایی، نماینده(گان) دستگاه نظارت و افرادی که از سوی هیأت اجرایی دعوت به همکاری شده باشند، تا پايان قرائت آرا كسي حق ورود به محل را نخواهد داشت.

27-پس از قرائت آرا، تعداد آرای کسب شده هر یک از داوطلبان در فهرست اسامی آنان، که مشابه فرم شماره 10 قبلاً تنظیم و تایپ شده، درج می‌شود و به امضای اعضای هیأت اجرایی و نماینده دستگاه نظارت می‌رسد.

صورتجلسه نتایج انتخابات مشابه فرم شماره 11 است. فرم‌های شماره 10 و 11 ترجیحاً در دو روی یک برگ تنظیم می‌شوند. 

در صورتجلسه نتایج انتخابات باید ارقام مربوط به تعداد برگه‌های رأی تحویل داده شده به هیأت اجرایی، تعداد برگه‌های رأی مصرف شده، تعداد رأی‌دهندگان طبق لیست، تعداد برگه‌های داخل صندوق، تعداد برگه‌های سفید، تعداد برگه‌های مخدوش و غیر قابل قبول، تعداد برگه‌های قابل قبول، زمان‌های شروع و پایان انتخابات، زمان‌های شروع و پایان قرائت و شمارش آرا، محل برگزاری انتخابات و تاریخ آن درج شود.

در حالتی که چند محل برای اخذ رأی تعیین شده باشد، هر هیأت اجرایی فرعی نیز باید عیناً به همان ترتیب عمل کند. اما در فرم شماره 11 قسمت مربوط به تعیین اعضای هیأت مدیره خالی باقی می‌ماند و هیأت اجرایی فرعی صورتجلسه را به همین شکل، همراه با فرم شماره 10 به هیأت اجرایی اصلی تحویل می‌دهد تا تعیین اعضا در مجموع انجام شود.

نتایج شمارش آرا از فرم شماره 10 استخراج و برای هر یک از رشته‌های اصلی از بین کسانی که دارای رأی بیشتری باشند به‌ترتیب اولویت اعضای اصلی و علی‌البدل تعیین[62] و در صورتجلسه نتایج انتخابات مشابه فرم شماره 11 درج می‌شود. برای رشته‌هایی که داوطلب اعلام نشده، از بین داوطلبان سایر رشته‌ها با رعایت ترتیب اولویت در تعداد آرای اخذ شده جایگزین می‌شود. در این‌حالت اعضای علی‌البدل پس از انتخاب اعضای اصلی تعیین می‌شوند.

صورتجلسه نتایج انتخابات در 4 نسخه تنظیم می‌شود و هر 4 نسخه باید به امضای اعضای هیأت اجرایی و نماینده‌(گان) دستگاه نظارت برسد[62] و به ترتیب به رئیس سازمان استان، نماینده دستگاه نظارت و رئیس هیأت اجرایی هر کدام یک نسخه تحویل داده شود. یک نسخه نیز همراه برگه‌های رأی مصرف شده و پیش‌نویس‌های شمارش آرا در داخل صندوق قرار داده شده و صندوق(ها) بسته و به سازمان استان تحویل داده می‌شود. برگه‌های رأی مصرف نشده نیز به نمایده دستگاه نظارت تحویل داده‌ می‌شود.

سازمان استان موظف است روز بعد از انتخابات، نتایج انتخابات را طی نامه‌ای، که در آن مهلت قبول شکایت قید شده باشد، همراه با تصاویر فرم‌های شماره 10 و 11، به اطلاع هر یک از داوطلبان برساند.

28-مدت قبول شکایات مربوط به انتخابات، تا 5 روز بعد از اخذ رأي خواهد بود و مدت رسيدگي به آنها يك هفته پس از انقضاي مدت مذكور مي‌باشد. مرجع رسيدگي به اين شكايات هيأت اجرايي انتخابات به اتفاق نماينده دستگاه نظارت است. به شكايات بدون نام و مشخصات و نشاني ترتيب اثر داده نخواهد شد[63]

در صورت نبودن شكايت يك هفته پس از تاريخ انتخابات و درصورت وجود، پس از رسيدگي و اعلام بلااثر بودن آنها و ارسال پاسخ لازم به شاکی، ظرف مدت 10 روز پس از تاریخ انتخابات، نتايج انتخابات قطعي تلقي مي‌شود و نماينده دستگاه نظارت پس از تأييد صحت برگزاري انتخابات، صورتجلسه فوق را به وزارت ارسال مي‌كند. كليه اوراق و صورتجلسه‌ها و مدارك مربوط به انتخابات به سازمان استان تحويل مي‌شود تا در پرونده ويژه‌اي نگهداري شود. چنانچه پس از رسيدگي به شكايات، نماينده دستگاه نظارت صحت انتخابات را تأييد نكند، لازم است بلافاصله مراتب را به وزارت اطلاع دهد. پس از رسیدگی و درصورت تأیید نظر نماینده دستگاه نظارت، با دستور کتبی وزارت انتخابات ابطال مي‌شود. درصورت ابطال انتخابات هيأت اجرايي موظف است حداكثر ظرف مدت يك ماه نسبت به شروع تشريفات انتخابات مجدد اقدام كند. تأیید یا ابطال انتخابات منحصراً از اختیارات دستگاه نظارت است[63].

29-پس از خاتمه انتخابات و تأیید آن، اعتبارنامه‌های اعضای هیأت مدیره به‌وسیله وزارت امضا و صادر می‌شود[63]. اعتبارنامه‌های منتخبین هر سازمان استان به دبیرخانه آن ارسال می‌شود تا به هریک از آنان تحویل داده شود. یک نسخه از تصویر اعتبارنامه‌ها نیز جهت اطلاع به صنایع و معادن استان ارسال می‌شود.

پس از انتخابات

1-       اعضاي هيأت مديره، تا زمان صدور و وصول اعتبارنامه‌هاي اعضاي جديد، همچنان عهده‌دار انجام وظايف سازمان استان هستند. پس از وصول اعتبارنامه‌ها، به دعوت رئیس سازمان استان، که باید در کوتاه‌ترین زمان انجام شود، اولین جلسه هیأت مدیره جدید با حضور اعضای قبلی هیأت مدیره تشکیل و صورتجلسه مشترکی تنظیم می‌شود و هیأت مدیره جدید رسماً شروع به‌کار می‌کند. بهتر است از رئیس سازمان صنایع و معادن استان نیز دعوت شود تا در این جلسه حضور داشته باشد.

لازم است رئيس سازمان استان گزارش كاملي از وضعيت سازمان، شامل اسامي اعضاي اركان سازمان و تاريخ‌هاي اعتبار احكام آنان، اسامي كاركنان سازمان و چگونگي استخدام و تاريخ‌هاي انقضاي قرارداد آنان، گردش كار و وضعيت اداري،‌ تعداد اعضاي سازمان، برنامه و بودجه سازمان براي سال جاری، خلاصه‌اي از تصميمات مهم و كلي هيأت مديره كه استمرار دارد، بدهي‌ها و مطالبات عمده و قراردادها و اجاره‌نامه محل اداري و سایر اطلاعات لازم را تهيه و به هيأت مديره جديد سازمان استان ارائه كند.

2-   پس از استقرار هيأت مديره و تعيين سمت‌هاي اعضا، لازم است مطابق مفاد نظام‌نامه مالي، صورتجلسه تحويل دفاتر حسابداري، حسابهاي بانكي و اموال سازمان بين خزانه‌دارهاي قبلي و جديد سازمان استان به امضا برسد. درمورد حسابها امضاي حسابدار و درمورد اموال، امضاي جمعدار اموال نيز ضروري است. اين صورتجلسه‌ بايد به امضاي بازرس و رؤساي قبلي و جديد سازمان استان نيز برسد. دسته‌چك‌ها و دفترچه‌هاي حسابهاي بانكي سازمان استان نيز بايد پس از برگ شماري و تعيين وضعيت موجود و درج در صورتجلسه مزبور به خزانه‌دار جديد سازمان سپرده شود.

تعويض امضاهاي مجاز برداشت از حسابهاي بانكي بايد در اولين فرصت ممكن انجام شود و تا زمان تحقق آن دارندگان امضاي مجاز قبلي موظف به امضاي چك‌هاي مورد نياز، طبق درخواست خزانه‌دار يا رئيس جديد سازمان استان هستند.

اعضاي قبلي هيأت مديره و به وي‍ژه رئيس و خزانه‌دار قبلي، در هر زمان كه لازم باشد و خواسته شود، بايد براي راهنمایی در سازمان استان حضور يافته و با هيأت مديره جديد همكاري كنند.

3- هيأت مديره موظف است كه طبق روال و در موعدهاي معين، ‌نسبت به تعيين تاريخ و اعلام آگهي براي دعوت به مجمع عمومي و برگزاري آن اقدام كند. اما چنانچه در هر يك از اين مراحل، هیأت مدیره تغییر کند، ادامه مراحل به‌عهده هيأت مديره جديد خواهد بود. در اولین مجمع عمومي عادي سالانه پس از تغییر هیأت مدیره، لازم است اعضاي قبلي و جديد هيأت مديره،‌ هر دو حضور يابند. تهيه و ارائه گزارش عملكرد و گزارش مالي و ترازنامه مربوط به تا پایان دوره قبل به‌عهده هيأت مديره قبلي است. در جلسه مجمع عمومي پاسخ به سؤال‌های مجمع مربوط به دوره قبل، در هر حال وظيفه هيأت مديره قبلي سازمان است و چنانچه مجمع، براي تهيه گزارش تکمیلی يا اداي توضيحات اضافي، مهلت تعیین کند يا اصلاح حسابها را لازم تشخيص دهد، انجام آنها به‌عهده هيأت مديره قبلي سازمان است. وظيفه ارائه برنامه و پیش‌بینی بودجه سال جاری به مجمع عمومي در هر حال به‌عهده هيأت مديره فعلی است.

بازگشت